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Revista en Ciencias del Movimiento Humano y Salud


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La creación de un sistema institucional de información

Jorge Alfaro P.*

Para quienes cada día peinamos más y ralas canas, la noticia de que en la Universidad Nacional se adquiriría un sistema de información, debidamente probado en otras instituciones de enseñanza superior y que permitiría gestionar integralmente los procesos de la gestión académica, nos pareció de gran trascendencia Aunque la inversión en que se incurriría era muy significativa, el peso sería equilibrado con la cooperación internacional y los beneficios, justificarían plenamente la inversión.

En este tema la Universidad ha quemado varias etapas. Primero, el sistema fue creado como de barro y no se puede decir realmente que fuera tal. Ya como un recuerdo lejano para pocos, era una época en la que todo era de papel, periódico casi siempre. Se planificaba en enormes hojas, las "sábanas". En ellas se cuadraba el presupuesto a mano, utilizando calculadoras. El equipo tecnológico de apoyo en las oficinas eran las máquinas de escribir y las máquinas de estarcir. Borrador y tiza. Tanta lluvia lo deshizo.

Después fue creado de madera y ha servido hasta hoy.. En sus inicios, se insistía en seguir comprando máquinas de "bolita" cuando las computadoras las habían desplazado en las instituciones más visionarias y previsoras. Colegas, con experiencias en universidades más avanzadas, integraron comisiones de apoyo para la gestión tecnológica que, con la colaboración de los equipos técnicos, modernizaron a la nuestra. Nacieron varios sistemas, poco integrados que no han permitido obtener con facilidad datos estratégicos para la toma de decisiones, pero que aportaron a los procesos universitarios. Unas cuantas e insuficientes computadoras institucionales y otras personales apoyaron la docencia y la investigación. Acrílicas y marcadores. Está como carcomido.

La nueva creación, la de maíz, será definitiva si facilita los entrabados procesos institucionales, si ofrece la información requerida para la toma de decisiones en el momento oportuno, si se ajusta a las necesidades de las mujeres y de los hombres que aquí trabajan y estudian. En la nueva creación, el "yo no estaba ahí", "no me consultaron", ha de dar paso a la participación creativa y convencida del colectivo universitario, para obtener el mejor provecho de este esfuerzo institucional.

En la tercera creación, el nuevo sistema es una herramienta fundamental, si es convenientemente puesta al servicio de las necesidades de los funcionarios y estudiantes, muy dispuesta a consolidar lo mejor de esta cultura universitaria y a cambiar lo accesorio e innecesario. Como los fines de la universidad, la construcción de una infraestructura física amigable, los procesos de desconcentración en la toma de decisiones y el mejoramiento de los acervos bibliotecarios, la implementación de este sistema debe comprometer el esfuerzo de la comunidad, pues es una de esas decisiones que trascienden las visiones de poco alcance.

Se concretará primero en tres días (o módulos): estudiantes, finanzas y proveeduría, recursos humanos. Se completará al cuarto día, cuando se integre un módulo de gestión de proyectos, componente esencial en el mundo de estos hombres y mujeres de maíz, donde no es bueno, se sabe, que la administración y la academia estén, menos sistemáticamente, solas.

*Académico, Escuela de Literatura y Ciencias del Lenguaje



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